Stel je neemt elke maand circa 3 tot 6 nieuwe medewerkers aan. Dan wil je deze nieuwe collega’s ongetwijfeld (beter) leren kennen. Ook is zo’n nieuwe groep collega’s prima te gebruiken om als ‘buitenstaander’ en ervaringsdeskundige naar de organisatie te kijken.

Om beide doelstellingen te bereiken, organiseerde ik bij Sogyo regelmatig een sessie met de directie. Ik – als organisator van deze sessies – heb dergelijke sessies altijd als zeer nuttig ervaren. Leuk en interessant. Daarom onthul ik graag wat en hoe we in de praktijk dergeleijke events organiseerden.

De sessies bestaan uit twee onderdelen.
Onderdeel 1 is bedoeld om mensen beter te leren kennen:
Na de ijsbrekende standaardvragen (zoals “hoe heet je”, “wanneer en waar ben je geboren”, “welke studie heb je waar gedaan –en waarom” en “wat is je achtergrond”) is het tijd om het spannender te maken. Elke deelnemers krijgt de opdracht een vraag te bedenken die iedereen moet beantwoorden. Omdat we de sessie meestal begrenzen tot 8 mensen (6 nieuwe collega’s en 2 directieleden), komt daarme het totaal aantal bedachte vragen op 12. Vervolgens beantwoordt elke deelnemer de verschillende vragen op een flap en presenteert zijn antwoorden.

Na de lunch is het tijd voor onderdeel 2:
We verdelen de deelnemers in twee groepen. Beide groepen krijgen dezelfde vraag voorgeschoteld: “Stel dat je op de stoel van de directie zit. Welke drie zaken zou je dan veranderen en welke drie zaken zou je absoluut nooit veranderen?
De laatste vraag heeft altijd betrekking op een uitdaging die ons bedrijf op dat moment heeft, waarbij we per groep de drie beste ideeën willen horen. Bijvoorbeeld: “hoe zorgen we ervoor dat we volgende maand weer zes nieuwe collega’s rond deze tafel hebben zitten?”
Deze relatief makkelijk te organiseren sessies geven ons elke keer weer veel inzicht. De uitkomsten zijn tot nu toe altijd divers: van compleet nieuwe verbeterpunten (die soms ook nog eenvoudig zijn op te lossen) tot ideeën over een betere communicatie of aandacht voor zaken die ons zelf niet meer opvielen. Alles wat we gelijk kunnen en willen oplossen aan de verbeter-kant doen we. Daarnaast krijgen we bij de vraag mee te denken met een actuele uitdaging vaak prima inzichten, nieuwe ideeën en/of bevestiging van de juistheid van de door ons ingeslagen weg. En tenslotte (en dat is ook een belangrijk punt) geeft het onze nieuwe collega’s direct al het bewijs dat zij gewaardeerd worden om hun input en volledig meedraaien en doen in de toekomst van onze ondernemerneming.

Deze posting is een aanpassing van een eerder verschenen posting op EmploIT.nl

Gerelateerd berichten:

• Leestips voor de vakantie?

Tags | Kennismanagement